직장 이메일 잘 쓰는 법 정리, 이메일 제목이 중요하다(Feat. 신사임당, 김재성)
이메일 잘 쓰는 법 영상을 클릭했다
회사에서는 메신저나 이메일로 업무를 주고받는다. 가장 기본이 될 수 있는 '직장 이메일 잘 쓰는 법'에 대해 신사임당 채널에서 새로운 영상을 접했다. 유튜브 신사임당 채널에서 '일 잘하는 사람들은 이메일이 다르다(김재성)'편이다.
꼭 회사원이 아니더라도 직업을 가진 사람들, 사업가, 취준생이라면 꼭 봐야 할 영상이라고 추천해주고 싶다.
본 영상은 2가지 맥락으로 내용이 담겨있다. 직장 내 이메일 사용법에 대한 내용과 사무직이 지녀야 할 스킬에 대한 것이다.
이 글은 이메일 잘 쓰는 법을 정리하였고, 사무직 스킬에 대한 글은 따로 올리겠다.
일 잘하는 사람들은 이메일이 다르다 (김재성)
제목 - 수신자 - 본문을 순서로 쓰는데 그렇게 하지 말아라.
수신자 먼저 쓰지 말라
: 제목, 본문, 수신자 순으로 써라
: 직급높은 사람일수록 수신자를 가장 마지막에 보내기
: 실수로 빈 이메일 보내는 경우가 많기 때문이다(취소 안 되는 메일이 있다.)
이메일 제목부터 잘 써야 한다.
: 가끔 보면 카톡보내듯이 제목 쓰는 사람들이 많다.
: 많은 사람들이 제목을 보고 클릭하고 내용을 본다.
: 제목에 모든 것이 포괄적으로 담겨야 한다.
: '안녕하세요'는 본문에 써라
: '제안합니다.', '요청합니다.' 뭘? 어떤 제안? 어떤 요청인지? 본문 내용을 포괄하는 제목으로!
이메일 제목쓰기1 : 3가지 상황별 팁
1. 자료를 만들어서 전달하는 정보전달의 경우
- 언제 무슨 목적으로를 적어서 보내면 된다!
- 예. 실적보고를 매주 한다고 하자. 금주 판매실적 현황 보고자료 송부 /(여기서 더 디테일하게 하려면) '2020년 9월 2주차 판매실적 현황 자료 송부'라고 하면 여태 했던 것들을 검색할 때 정확하게 알 수 있다.
2. 자료 요청해야 할 때
- 때와 목적, 어떤자료를 요청하는지를 담아서 쓰자.
- 본문에 언제까지 요청한다 라는 데드라인을 적어라.
- 상대방의 생각하는 생각을 줄여주고, 일을 잘하게 해 준다.
- '요청드립니다.'라고 하는 사람들 많다. '꼭 읽으세요.' 스팸메일 같다.
3. 처음 메일을 쓰는 것, 전달할 때
- 회신과 전달이 비슷한 거 같지만, 다르다.
* RE :리플라이, 리가딩, 다시 송부한다.
* FW: 포워드의 준말
- 첨부파일이 그대로 첨부되어 있느냐와 아니냐에 차이다. 답장은 첨부파일이 남아있지 않고, 전달은 첨부파일이 그대로 전달됨
- 특정인에게 전해야 한다면 RE, 또 다른 특정인과 같이 알아야 하는 내용이면 FW
** 할 수 있는 실수 ) 제목에 RE, FW가 그대로 남아있는 게 싫고, 지저분해서 다 지우고 다시 쓰는 사람이 있다. 그럼 추적이 안된다. 이메일을 찾기도 어렵거니와 관련 버전들이 사라질 수 있기 때문에 가장 최신 버전이 최종이라고 생각함. 일을 반복해서 해야 하는 문제 원인 중 하나가 된다. 데드라인을 서로 모르게 되는 불편한 상황이 된다.
**앞에 있는 RE를 지우거나 폴더화해 주는 설정을 해도 좋다.
"일은 상대방을 편하게 해 줄수록 서로 편하게 된다."
체인 밑에 있는 거 다 지우고 보내는 것은 금물! 메일은 공식적으로 무엇을 했는지에 대한 히스토리 트래킹 하는 것이 정말 중요하기 때문이다. 깔끔해 보이기 위해 밑을 다 지우면 곤란한 일이 발생하기 쉽다.
메일 제목 쓰기 2 : 강조하고 싶다면
상대방에게 압박? 강조를 하기 위해서는 「꺾음 새」를 이용하라(외국계 기업에 있을 때는 주로 사용했던 방법이다.)
예) 「reminder」,「Action require」 - 회신을 하거나 행동을 해야 하는 경우, 검토 회신 부탁합니다.
회신을 해야 하는 메일인지, 읽고 판단해야 하는 메일인지를 알 수 있다. 앞에 강조표시를 하면 좋다.
제목부터 잘 쓰면 서로 편해진다. 제목은 제목스럽게 내용과 일시를 적자.
발신자명 체크
본인을 밝힐 때는 실명으로!
회사 이메일은 실명이 나타나는데 개인 사업자, 개인 이메일 쓰는 분들은 이름을 이상하게 바꾼 사람들이 많다. 실명으로 쓰자. 상대방을 편하게 해주자.
한글과 영어 이름을 병행할 때가 있다. 성, 이름을 한 글자 한글자 다 떼서 쓰는 사람이 있다. 보통 외국인은 앞은 이름, 뒤는 성이라고 생각한다. 이름은 붙여서 써라. 'Gildong Hong' 또는 'Gil-dong Hong' 이렇게 말이다.
'to수신, cc참조, bcc 숨은 참조'를 명확하게 알자
참조에 넣으면 안 되는 사람을 참조에 넣어서 곤란한 일이 되는 경우가 많다.
To, 수신 : 직접적인 이해 당사자, 이 메일을 무조건 읽어야 하는, 이 정보를 무조건 알고 있어야 하는 사람
예) 엄마 용돈 주세요 - 수신: 엄마, 참조:아빠 / ~까지 자유보고서 부탁드립니다. - 수신: 당사자, 참조: 윗사람
CC 참조 : 이를 직접적으로 알 필요까지 없으나, 유사시에 알아야 하는 사람
예_어떤 일을 주도적으로 맡은 사람이 휴가를 갔을 때, 그를 백업해주는 사람이 있을 것이다. 휴가 가기 전에 미리 'CC'로 이메일을 보내 놨다면 그 메일 히스토리로 보면서 설명해주는 것이 훨씬 더 쉽다.
대신 맡아줄 사람, 일을 부탁했는데 안 하거나 뭉갤 수 있으니 이를 방지하기 위해 그 사람의 상급자에게 보낸다.
예_ 수신: 과장, 참조: 부장,
나는 이 이슈가 있음을 다 알렸습니다.라는 증거를 남겨라.
수신과 참조를 구분 못하는 사람의 이메일을 읽지 않게 된다. 잘 구분하자.
너무 강조하면 강조가 아닌 것이 된다.
RE, RE ALL을 잘 보고 보내라.
BCC : 숨은 참조
카본 카피 : CC / 비하인드 카본카피 : BCC
내용은 공유해야 하는데 수신자가 노출되면 곤란할 수도 있을 때 사용한다.
메일 받는 구성원을 비밀로 해야 할 때.
예-참석자 요청을 하는데, 민감한 행사나 비밀스러운 행사에 참석여부를 조사할 때, 축의금 전달의 경우.
BCC 지금 이 메일 받은 분들은 축의금을 보내신 분입니다. / 아직 보내지 않으신 분입니다.
일일이 수신자 지정하는 불편함을 줄여준다.
본문
요구사항이 뭔지에 대해 명확하게 써야 한다.
안부가 너무 길거나, 자세히 읽지 않으면 의도를 모르겠는 글이면 안된다.
'나 이거 원해. 언제까지.'를 명확하게 담아야 한다.
보기 쉽게 담아야 한다.
'되는 대로' , '최대한 빨리'는 쓰지 말자.
'날짜, 시간'을 명확하게 적어서 담자. 이게 어려울 거 같으면 회신해달라는 메시지를 남는 것이 좋다.
안부를 남겨도 요구와 분리시켜야 한다.
외국기업은 이메일이 그 회사의 공식적인 커뮤니티 채널이다. 선령 이 이메일을 읽지 않아서 손해가 발생했을 때, 그 이메일을 읽었느냐 아니냐에 따라 귀책사유가 달라진다. 누가 책임 있냐가 달라진다.
공식적이고 기록에 남기기 때문에 오피셜한 커뮤니케이션 수단으로 쓰인다. 아직 우리나라는 그렇지 않다. 대면이나 화상, 전화가 대부분이다. 무엇인지 기록이 있어야 한다.
너무 급박한 상황을 대비하여 이메일 주소 외에 내선번호, 연락처(전자서명)를 남겨놓자. 프라이버시를 위해서는 업무용 번호를 사용해도 좋다. 전자서명은 정말 필요하다. 전자서명(소속, 이메일 주소, 연락 가능한 번호, 카톡 아이디?)
출처: 유튜브 신사임당 채널 '일 잘하는 사람들은 이메일이 다르다(김재성)'편
영상 시청 후기))
난 교육기관에서 9년간 일했었고, 회사라는 기관에서 일해본 적이 없다. 그래서 그들의 업무가 궁금했다. 언젠가 회사에서 일할 수도 있겠다는 가능성을 열어두고 시청한 영상이다.
앞서 말했지만 클릭하기 참 잘했다. 회사에서 이메일의 쓰임새와 활용방법을 디테일하게 알 수 있었고, 얻은 것이 기대 이상이었다.
후반부에 전달한 사무직 스킬 또한 매우 유익했다. 앞으로 어떤 방향성으로 내 스킬을 다지며 준비할 지에 대한 생각을 던지는 영상이었다.
영상을 보고 싶다면 신사임당 채널에서 확인해보길 바란다.
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